Qui tŕnh làm việc của Boarding Agent
Đang Tải Dữ Liệu...
Results 1 to 2 of 2

Thread: Qui tŕnh làm việc của Boarding Agent

  1. #1
    Join Date
    Jul 2010
    Posts
    506
    Thanks
    11
    Thanked 52 Times in 33 Posts

    Default Qui tŕnh làm việc của Boarding Agent

    Xin chào, ḿnh đă xem qua box shipping nhưng không thấy có bài viết nào về qui tŕnh làm thủ tục xuất nhập cho tàu hay nhiệm vụ của một đại lư viên cả. Ḿnh mạo muôi lập topic này để chia sẻ cho các bạn nào muốn biết thực tế công việc của 1 agent.

    1. Trong văn pḥng :

    - Check mail : rất quan trọng v́ bạn chủ yếu làm việc với hăng tàu và khách hàng qua mail.

    * Nhận hồ sơ chứng từ của tàu thường là Manifest xuất (Outward Manifest), Crew list, Bill draft, Ship's particular (bảng thông số tàu) Stowage plan....và bạn phải check mail thường xuyên.

    * Lệnh giải phóng hàng (release cargo mail) : thường xảy ra đối với các lô hàng có cước trả sau (Collect Freight), chỉnh sửa B/L (B/L amendment), làm bảo lănh ngân hàng (Bank guarantee).

    * Mail của thuyền trưởng với nội dung ngày giờ dự kiến đến Vung Tàu (ETA) và các yêu cầu về cung ứng như dầu, nước, hải đồ, thiết bị phụ tùng thay thế...

    * Các mail yêu cầu khác của hăng tàu

    - Khi nhận được thông tin tàu tới, bạn phải làm các thông báo tàu tới (notice to arrival) cho Cảng Vụ (Port Authorities), Hoa tiêu (Pilot company), Lai dắt (Tug company), Cảng đến (Ports), và Khách hàng (Customers) và fax cho tất cả các bên liên quan.

    Luật Hàng hải qui định phải thông báo tàu đến cho cảng vụ ít nhất 48 tiếng trước khi tàu tới. Kinh nghiệm :

    + Gọi điện cho tất cả các bên để xác nhận xem họ có nhận được giấy báo chưa và nên hỏi tên người nhận cho chắc ăn, đăc biệt là cảng vụ, ta phải xác định được họ đă nhận hay chưa nếu ko sẽ nảy sinh rắc rối với họ

    + Gọi điện cho hoa tiêu để xin Giờ tàu vào cảng, xem Hoa tiêu có lên tàu được ngay ko hay tàu phải chờ con nước ---> nếu bạn có thể ước lượng được sau mấy ngày tàu xong hàng th́ hỏi luôn con nước cho tàu ra. Bạn nên nắm được con nước tốt nhất để tàu ra khỏi cảng trong khoảng 3-4 ngày, như vậy bạn sẽ chủ động trong công việc của ḿnh.( ḿnh sẽ ví dụ cụ thể)

    + T́m mọi cách liên lạc với chủ hàng để thông báo giờ vào cảng dự kiến, điều này cũng quan trọng v́ nhiều khách hàng sẽ nhận hàng trực tiếp từ tàu mà ko lưu kho nên sẽ bị complain nếu không thông tin cho họ sớm.

    - Làm Manifest nhập (Inward Manifest) : dựa trên Manifest xuất của hăng tàu đưa cho để làm, đóng thành 2 bộ, 1 giao cho hải quan giám sát cảng đến, 1 làm thủ tục Hải quan nhập.

    Ở khâu này bạn phải hết sức chú ư v́ thực tế của việc làm Maniifest là đánh máy số BL, tên chủ hàng, người bán, số lượng, trọng lượng hàng, và phần mô tả hàng hóa, nếu chỉ có 1-10 chủ hàng th́ c̣n dễ, nhưng với 30 chủ hàng th́ bạn nghĩ sao. Chú ư : bạn có thể sai dấu chấm phẩy, nhưng bạn không được sai địa chỉ người mua/bán số lượng trọng lượng hàng và quan trọng nhất là số BL. Sai bất kỳ chỗ nào kể trên bạn sẽ phải đi chỉnh Manifest rất, rất, cực kỳ vất vả.

    --> Bạn nên đánh máy lại tên các chủ hàng và người bán cũng như địa chỉ của họ để ḿnh có thể làm manifest thật nhanh và kiểm tra đi kiểm tra lại, tốt hơn là có người phụ kiểm tra.

    Lưu ư : bộ Manifest nộp cho Hải quan giám sát phải đưa trước khi tàu tới (điều này là bắt buộc), dĩ nhiên cũng có trường hợp quên đưa hay làm chưa xong th́ tàu đă tới th́ Hải quan có thể thông cảm với điều kiện họ thân với ḿnh và xiền nữa^^, cái ń ḿnh ko khuyến khích làm.

    -Khai báo Biên pḥng (Immigration) : bạn khai số lượng thuyền viên qua mạng để lấy shorepass (giấy bờ)cho thuyền viên (có phần mềm khai biên pḥng). Cái này cũng rất quan trọng v́ liên quan đến tâm sinh lư của thủy thủ. Trừ khi tàu làm hàng nhanh trong khoảng 1 ngày th́ ko cần (làm hay ko do giám đốc đại lư quyết định).

    -Khai cảng vụ qua mạng : mỗi đại lư đều có phần mềm khai qua mạng này.

    - Làm D.O (Dilivery Order) : gồm Notice to Readiness (for Customer) và D.O

    Tùy theo mỗi đại lư th́ số tờ D.O khác nhau, có thể là 3, 4 hay 5 tờ D.O (cái này ḿnh ko biết nguyên nhân). Nên làm thật cẩn thận v́ nếu có tới 30 chủ hàng th́ sẽ dễ trao nhầm D.O(cái ń ḿnh bị 1 lần rồi, nhưng may mà ko sao^^).

    Chú ư: Notice of Readiness có 2 loại đó là Notice of Readiness for customer and Notice of Readiness for Captain (bản này sẽ đưa cho Capt. khi gặp)

    -
    Làm Tờ khai chung General Declaration (GD) lượt vào và lượt ra. Thực ra là 1 mẫu nhưng khai khác nhau.

    Như vậy công việc chuẩn bị là tạm ổn rồi, bạn chỉ cần phải rà soát lại xem có thiếu sót ǵ không và nhớ phải thường xuyên check giờ tàu vào với hoa tiêu. Giờ th́ ra tàu thôi ^^

    Hồ sơ chuẩn bị :

    -General Declaration nhập-GD(6 pages)

    -Notice to readiness (1 page)

    -Inward Manifest

    -Shorepass (phải lên biên pḥng lấy trước khi ra cảng)

    -Thẻ đại lư

    -Thẻ ra vào cảng (o có th́ đi bộ nát gị luôn ='=)

    2. Làm tàu : ( Điều kiện tàu đến cảng TPHCM, c̣n các cảng khác th́ o bít)

    Đại lư là người đầu tiên lên tàu, bất ḱ ai muốn lên cũng phải hỏi đại lư viên (kể cả biên pḥng-->oai wa ^^) và chỉ đc phép lên boong thôi, ko đc lên accomodation(pḥng thuyền viên) và bridge (cabin).

    Lên cabin gặp thuyền trưởng (nó coi ḿnh như papa í) rảnh rỗi th́ ngồi uống nước với nó rồi làm thủ tục cũng đc, nhưng nên làm ngay để cho nó nóng (lẹ rồi c̣n về chứ sao nữa).

    - Đ̣i nó giao toàn bộ hồ sơ tàu ra cho ḿnh làm thủ tục (18 certificates)

    LIST OF SHIP'S CERTIFICATES
    CERTIFICATE OF REGISTRY (CERTIFICATE OF NATIONALITY)
    TONNAGE CERT.
    LOADLINE CERT.
    I.O.P.P CERT. cái ń là ǵ ḿnh quên rồi
    CLASSIFICATION CERT.
    MINIMUM SAFE MANING CERT.
    SHIP STATION LICENSE
    OFFICER'S LICENSE
    CARGO SHIPS SAFETY CONSTRUCTION CERT.
    CARGO SHIPS SAFETY EQUIPMENT CERT.
    CARGO SHIPS SAFETY RADIO CERT.
    CERT. OF CIVIL LIABILITY FOR OIL POLLUTION ( TANKER ONLY)
    DERATTING CERT.
    PASSENGER SHIPS SAFETY CERT. (PASSENGER SHIP)
    DOCUMENT OF COMPLIANE.
    SAFETY MANAGEMENT CERT.
    I.S.S.C & PORT CLEARANCE
    PASSPORTS.(SEAMAN BOOK)

    Nguyên 1 list dài vậy ai nhớ cho nổi --> nên làm sẵn vài bản để đưa cho Capt. khỏi nói nhiều.

    -Bảo Capt. photo các docs sau:
    CREW LIST (1) danh sách thuyền viên
    TEN PORTS OF CALL (2) 10 cảng đă đi trước khi đến cảng TPHCM
    PROVISION LIST (3) thực phẩm
    CREW' EFFECTIVE (4) hành lư thuyền viên
    NIL LIST (5) không có trên tàu: súng, đạn,drugs ...
    SHIP'S STORE (6) thiết bị, đồ dùng của tàu
    BONDED STORE (7) hàng trong kho
    nhiều tàu th́ 3,6,7 chỉ có 1 tờ mà thôi

    Lưu ư mỗi cái yêu cầu 6 bản để làm tiếp sau đây :

    Nhanh chóng phân hồ sơ thành 4 bộ

    - Bộ Port authorities (PA): GD, 1,2,5, PORT CLEARANCE, 18 DOCS OF SHIP

    - Bộ Customs (CS): GD, Inward manifest, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7

    - Bộ Health quarantine (HQ) (kiểm dịch) nếu làm ở Vũng Tàu rồi th́ khỏi làm, nếu chưa th́ GD, 1, 2, 5, và 2 mẫu khai của kiểm dịch (2 mẫu này ḿnh nên xin trước ở cảng vụ rồi lên tàu đóng dấu thôi là Health Quarantine Declaration of vessels on arrival và 1 mẫu nữa ḿnh quên rồi ^^).

    - Bộ Immigration (IM) (công an biên pḥng) GD,1,2,5, và SEAMAN BOOK.

    Sau đó th́ hỏi "quà" của Capt. thường là thuốc lá. cái này nên hỏi đề tặng cho "người cần thiết" nếu không th́ o thuận lợi đâu.

    Xong, ù ra cảng vụ rồi nộp cho 4 parties là ok, khi về tàu phải mang trả lại seamanbook và 18 docs cho Capt. nhé. Thường th́ khoảng 1h-1h30 là xong phần thủ tục nhập. Khỏe rồi, về nhà chơi nhưng nhớ phải theo dơi t́nh h́nh tàu nhé, nhiều cty khác yêu cầu agent phải bám sát tàu (ở lại tàu í) vả lại trong luật cũng quy định thế th́ phải, c̣n 1 số khác th́ o.

    Phải nắm đc t́nh h́nh tàu và làm report cho công ty hàng ngày, xem Capt có yêu cầu cung ứng hay nhu cầu ǵ ko --> dịch vụ khách hàng nè ^^. Vô mánh đc th́ phẻ luôn cả tháng nhá ='= (commision = 10-20%)

    Trên đây chỉ là công đoạn làm tàu nhập thôi, c̣n làm tàu xuất nữa là ok

    Thủ tục xuất :

    - PA : GD xuất

    - CS : GD xuất, 4,3,6,7

    - IM : GD xuất

    - HQ : GD xuất, Health Quarantine Declaration for out bound vessel (mẫu khai)

    Số giấy tờ Photo dư ra sẽ lưu trong hồ sơ của cty

    sau đó ra lấy invoice của cảng vụ (phí tàu trong cảng bao gồm phí đậu ở Vũng tàu nếu có và phí đậu tại cảng đích + dịch vụ buộc dây. Phí đậu tàu trong cảng phụ thuộc vào kích cỡ tàu và thời gian làm hàng) rồi quay vào chỗ PA lấy PORT CLEARANCE và HQ lấy out bound health quarantine --> đem 2 tờ này cho Capt.

    Vậy là hoàn tất 1 lượt tàu rồi.

    EXAMPLE:

    Tàu tới vào ngày 15/03/2010 chở 20000mt steel ETA 0600HR arrive at VT PS (vũng tàu/ pilot station)

    - Kiểm tra mail xem ETA của tàu là mấy giờ

    - Yêu cầu hăng tàu cung cấp crew list, ship's particular, stowage plan, inward manifest, BL draft (thường là BL draft), draft (mớn nước tàu trước mũi và sau lái) , chiều cao tĩnh ko của tàu...

    - Xác nhận với boss xem tàu vào cảng nào

    - Liên lạc với hoa tiêu xem ETA của tàu và với mớn như thế, chiều dài, chiều rộng như thế, cảng định cập th́ có vào ngay đc ko, nếu có th́ yêu cầu hoa tiêu lên tàu ngay (POB pilot on board), c̣n nếu ko th́ phải chờ ở VT trong bao lâu, con nước nào tốt nhất và nên hỏi luôn con nước cho 3 ngày tiếp theo để tàu ra. --> làm order cho hoa tiêu, và lai dắt

    - Sau đó thông báo cho boss biết t́nh h́nh --> yêu cầu tàu full ahead để tới VT (yes or no)

    - Làm manifest và kiểm tra it nhất 3 lần rồi in ra 2 bộ chuẩn bị nộp cho CS

    - Khai qua mạng biên pḥng, cảng vụ để xác nhận tàu vào và lấy shorepass

    - Làm Notice to arrival cho tất cả các bên (trừ hoa tiêu và lai dắt), đặc biệt khi thông báo cho customers phải ghi rơ chi phí cẩu bờ (nếu có) là ai trả để tránh phát sinh những rắc rối với họ về sau.

    - Khi fix được giờ Hoa tiêu, làm xác báo (FORMAL) cho cảng vụ

    - Trước khi tàu đến 1 ngày ,lấy shorepass và đóng manifest cho hải quan giám sát cảng.
    - Tàu đến, lên tàu đ̣i giấy tờ hồ sơ (nêu trên) để đi làm thủ tục, lấy số điện thoại của capt. để liên lạc khi cần. Khoảng 1h30 sau trở lại tàu trả hồ sơ tàu.

    - Về công ty "chơi" : phát DO, tư vấn khách hàng làm Bank guarantee, do anything.

    - Nếu dỡ 20000mt steel với đk cẩu đầy đủ th́ Cảng SG và Bến nghé sẽ làm trong 2 ngày( kiểm tra t́nh h́nh tàu với chief tally), ḿnh làm trước thủ tục xuất khoảng 1/2 ngày v́ hạn của Port clearance là 24h.

    - Cố gắng đi xem tàu 1 lần 1 ngày để nắm thông tin tàu, cảng kế, mớn dự kiến khi xong hàng, và đáp ứng các yêu cầu của thuyền viên

    - 1.5 ngày sau làm thủ tục xuất cho tàu và giao capt. PC, HQ, thu shorepass (khỏi thu cũng đc). Hỏi Capt mớn nước bao nhiêu, mấy ngày tới cảng kế --> report to boss.

    - Lấy ROROC (report of receipt of cargo), Final discharging, biên bản hàng hóa hư hỏng (nếu có), lấy Hóa đơn cảng, hoa tiêu... sau mỗi chuyến.

    Trên đây là công việc thực tế mà ḿnh đă làm, có thể ko được chi tiết lắm nhưng ḿnh nghĩ cũng tạm ổn cho những ai mún tham khảo.

    Lưu ư :
    - Tàu hàng rời không phải hàng cont.

    - Quy tŕnh làm thủ tục có thể có một số thay đổi nhỏ mà ḿnh o cập nhật được (ḿnh bỏ lâu rồi)

    Mọi người vào cùng chia sẻ kinh nghiệm nào. ḿnh mún t́m hiểu thêm về

    - Kinh nghiệm làm tàu cont

    - Chỉnh sửa manifest

    - Phát sai DO

    - Làm ǵ nếu PC quá hạn
    ...

    Nhiều cái để share lắm nhé. Thanks anyway.

    Nếu hay th́ thank nhiều cho ḿnh nhé ^^.
    Nguồn: Vietship

    View more latest threads same category:


  2. #2
    Join Date
    Jul 2018
    Posts
    1
    Thanks
    0
    Thanked 0 Times in 0 Posts

    Arrow dịch vụ khách hàng nè ^^. Vô mánh đc th́ phẻ luôn cả tháng nhá ='= (commision = 10-20%)

    cho ḿnh hỏi có thường xuyên nhận dc yêu cầu như vậy ko ạ?

Thread Information

Users Browsing this Thread

There are currently 1 users browsing this thread. (0 members and 1 guests)

Tags for this Thread

Bookmarks

Posting Permissions

  • You may not post new threads
  • You may not post replies
  • You may not post attachments
  • You may not edit your posts
  •  
VNEXIM FORUM PHIÊN BẢN THỬ NGHIỆM
Diễn đàn được Xây dựng và Phát triển bởi tất cả các Thành viên VNExim Forum
BQT không chịu trách nhiệm về nội dung bài viết của Thành Viên đăng tải
Liên hệ email: tuvanxuatnhapkhau@gmail.com, Hotline: 0903247555, Quản trị: Vũ Chấn Nam

Liên Kết: Vinhomes Gallery | Căn hộ Vincity | Vincity | Vincity Nha Trang | Vincity Gia Lâm | Vincity Hưng Yên | Vincity Tây Mỗ | Vincity Đại Mỗ | Vinhomes Smart City | Vincity Đan Phượng | Vincity Hà Tĩnh | Chung cư Vincity | Vincity Nha Trang | Vincity Ocean Park |